Ketterästi henkilöstökokemuksen pulssille
Satakunnan Osuuskauppa on yli 70 000 asiakasomistajatalouden omistama itsenäinen liikeyritys, joka tuottaa monipuolisia etuja ja palveluita omistajilleen. Vahvana roolina on osallistuminen maakunnan kehittämiseen ja paikalliseen yhteistyöhön eri sidosryhmien kanssa. Liiketoiminta-alueita ovat market- ja tavaratalokauppa, liikennekauppa, autohuolto sekä majoitus- ja ravitsemiskauppa. Toimintaa ohjaa vastuullisuus ja luotettavuus sekä halu kehittyä ja uudistua.
Osaava, innostunut ja työssään viihtyvä henkilöstö on tärkein voimavara. Tekoälypohjaisella chatbotilla haluttiin kokeilla, miten saada nopeasti ajankohtaista tietoa henkilöstön työhyvinvoinnista perinteisen kerran vuodessa tehtävän henkilöstökyselyn lisäksi. Botin keräämällä tiedolla pystyttiinkin jo heti kokeiluvaiheessa ketteröittämään strategista johtamista ja vahvistamaan työyhteisön inhimillistä vuorovaikutusta.
Tavoitteena oli saada ajankohtaista tietoa henkilöstön työhyvinvoinnista uutta teknologiaa hyödyntämällä. Vuorovaikutuksesta haluttiin kehittää avointa, helppokäyttöistä ja nopeasti toteutettavaa. Henkilöstötietoa haluttiin käyttää keskeisenä osana tiedolla johtamista. Pulssikyselyt tarjosivat mahdollisuuden kytkeä henkilöstötieto joustavasti osaksi strategista johtamista.
Odotukset teknologialta
Vahvasti inhimillistetty tekoälypohjainen digityökaveri voidaan jatkossa aktivoida keskustelemaan henkilöstön kanssa useita kertoja vuodessa, jolloin pysytään paremmin tietoisena henkilöstön fiiliksestä.
Yritykseen arkeen ja kulttuuriin sopiva vuorovaikutteinen dialogi mahdollistaa omalta osaltaan yrityskulttuurin sisäistämisen.
Ketterää yhteistyötä
Botteja Oy ja Satakunnan Osuuskaupan HR-tiimi käynnistivät POC-kokeilun yhteisellä suunnittelulla, jossa käytiin läpi teknologiakokeilun prosessi, toteutettavien Pulssi-kyselyiden sisällön koonti sekä järjestelmät ja integraatiot. HR-ammattilaiset pitivät tärkeänä, että kysely sopii yrityksen arkeen, on lyhyt, nopeasti täytettävä ja teknisesti toimiva.
Botteja Oy korosti, että HR-hankkeessa ketterä vaiheittain eteneminen on paras toimintamalli. Näin varmistettiin, että sprintit ja iteratiiviset vaiheet tukivat oikea-aikaisesti ratkaisun kehitystä. Kokeilua varten Chatbot integroitiin osaksi asiakkaan Workplace-ympäristöä yhdessä SOK:n IT-tuen kanssa. Bottiin rakennettiin palauteosio, jossa kyselyyn vastaajan oli mahdollista antaa palautetta teksti- tai hymiömuotoisena.
Satakunnan Osuuskaupan POC-toimintamalli
Haluatko kehittää perehdytystä ja tehostaa henkilöstökyselyitä?
”Hei, olen digitaalinen työkaveri. Minut tunnetaan prosessibottina ja olen mukanasi tehostamassa HR-prosesseja.”
Meidän chatbottien suku on laaja ja geeneissämme virtaa monenlaista älyä, inhimillistä empatiaa ja räätälöityä yrityskulttuuria. Sopeudun saumattomasti eri HR-järjestelmiin. Itse olen prosessibotti ja parhaimmillani vaikka perehdytyksessä ja henkilöstökyselyissä.
Rakastan toteuttaa henkilöstökyselyitä ja koota niistä saatua palautetta. Ne ovat parasta raaka-ainetta toiminnan kehittämiseen ja tiedolla johtamiseen. Käytän tekoälyäni tiedon käsittelyssä ja analysoinnissa.
ReBoot Satakunta -hankkeessa hyppäsin Satakunnan Osuuskaupan avuksi. Tavoitteenani on parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä ja sitoutumista sekä kehittää työkulttuuria.
Innostus POC-kokeiluun roihahti yrityksen johtoa myöten
Satakunnan Osuuskaupassa roihahti innostus POC-kokeiluun yrityksen johtoa myöten ja toimitusjohtaja Harri Tuomi antoi nimensä ja kasvonsa botille. HR-tiimi ideoi botille brändin ja valmisteli sisäisen viestinnän. ”Hartsa-botti” sai graafisen ilmeen ja oman avatarin. Kysymyksien määrä haluttiin pitää pienenä ja asiat, joita kysyttiin, olivat Satakunnan Osuuskaupalle tärkeitä. Osa kyselyn teemoista nousi vuosittaisen henkilöstökyselyn pohjalta.
Näkymä Hartsa-botista
Automatisoitu raportti tuotti tärkeää henkilöstötietoa johtamisen tueksi
Botti-raportointi noudatti vuosittaisen henkilöstötutkimuksen hierarkiarakennetta ja se mahdollisti tuloksien porautumista yrityksen eri hierarkiatasoille. Kiitosta Power BI-raportti sai siitä, että tulokset olivat yhdellä näytöllä nähtävissä ja ne olivat johdon ja esihenkilöiden käytössä lähes reaaliaikaisesti.
Oivalluksia, oppimiskokemuksia ja havaintoja
Satakunnan Osuuskauppa
Botteja Oy
”Satakunnan Osuuskaupassa on tärkeää tietää, mitä henkilöstölle kuuluu ja kuinka he voivat. Tämä toimintatapa antaa yrityksen johdolle erinomaisen näkymän henkilöstön pulssille ja yrityskulttuurimme toteutumiseen.”
Päivi Huhtamaa, henkilöstöjohtaja
”Aito kumppanuus syntyi alkumetreiltä lähtien. Rikastimme toinen toistemme näkökulmia, joka oli avain ketterään ja mutkattomaan yhteistyöhön.”
Marika Šmrha, HR-asiantuntija
Kokeilevan yrityksen havainnot
- Vastaajien mukaan kysely oli helppo ja nopea täyttää.
- Bottikysely soveltui hyvin yrityksen arkeen.
- Kysely tuotti tärkeää henkilöstötietoa ja toi esiin fiiliksiä työntekijöiltä. Avoimissa palautteissa saatiin kiitoksia ja kehittämiskohteita enemmän kuin tavallisessa henkilöstökyselyssä.
- Yhteistyö toimittajan kanssa oli joustavaa ja sujuvaa.
- POC oli enemmän kuin osasimme odottaa.
- Emojien käytössä kannattaa olla tarkkana ja varmistaa niiden tarkoitus eri ikäpolville väärin väärinkäsityksien välttämiseksi.
Digiosaajan havainnot
- Asiakas asetti selkeän tavoitteen henkilöstön työhyvinvoinnin parantamiseksi, koko organisaatio suhtautui tähän tavoitteeseen poikkeuksellisen innokkaasti ja sitoutuneesti.
- Uuden digityökaveri ”Hartsan” esittely henkilöstölle onnistui erinomaisesti, mikä heijasti onnistunutta viestintästrategiaa ja hyvää henkilöstöhallintaa.
- Vaikka kyseessä oli suuri konserni, niin tekeminen oli mutkatonta ja helppoa. Yhteisistä tavoitteista sopiminen ja viestintä toimivat mainiosti.