HR-toimintojen modernisointia tekoälyn avulla
Yli 170-vuotias Ahlström on pitkäjänteinen teollinen omistaja, joka kehittää yritysomistuksistaan maailman johtavia metsä- ja kuitusektorin sekä ympäristöteknologian erikoisosaajia. Konsernin omissa yhtiöissä työskentelee noin 100 eri alojen ammattilaista ja HR-tarpeet vaihtelevat suuresti liiketoiminnasta toiseen. Yhtiön arvot vastuu ja kunnianhimo näkyvät käytännön työssä ja HR on etulinjassa ennakkoluulottomasti kehittämässä yhtiön toimintatapoja.
Yrityksen intraan kootusta laajasta tietopankista huolimatta toistuvat kysymykset HR-tiimille ja oikean tiedon löytäminen vei henkilöstöltä paljon aikaa ja oli kaikkien työn kannalta tehotonta. Tämä haaste haluttiin ratkaista modernia tekoälypohjaista teknologiaa hyödyntäen.
Perinteiset toimintatavat HR-palveluissa kuormittivat ja ruuhkauttivat HR-ammattilaisten arkea. Yrityksen Intraan on koottu laajasti henkilöstötietoa. Keskeisen HR-tiedon löytäminen vei työntekijöiltä paljon aikaa. Tiedon löydettävyyttä haluttiin nopeuttaa ja puhelimitse tapahtuvat työsuhteeseen liittyvät toistuvat kysymykset haluttiin ratkaista modernia tekoälypohjaista teknologiaa hyödyntäen.
Odotukset teknologialta
Yrityksen brändiin räätälöity HR-chatbot nopeuttaa esihenkilöiden ja HR-tiimin työtä ja kehittää työnantajamielikuvaa. Yrityksen sisäiset vuorovaikutusprosessit ketteröityvät ja tehostuvat, kun tieto on nopeasti saatavilla ja digitaalinen työkaveri opastaa työntekijää päivittäisten kysymysten ratkaisemisessa.
Tiedon keruu POCia varten
Botteja Oy:lle luotiin käyttäjät ja käyttöoikeudet tarpeellisessa laajuudessa Ahlströmin Sharepointin, Power BI:n, Power Automaten ja Co-Pilot Studion käyttöön yhteistyössä Ahlströmin ICT-tiimin kanssa. Botteja Oy loi beta/esi-version, jota täydennettiin yhdessä, kunnes ratkaisu saavutti toteutuskelpoisen tason. POC-ratkaisu (digitaalinen työkaveri/FAQ-botti) rakennettiin asiakkaan Sharepoint -sivustolle, mikä mahdollisti olemassa olevan intra sisältöjen maksimaalisen hyödyntämisen ja Co-pilot Studion käytön.
Ahlströmin HR-tiimi päivitti olemassa olevia intra sisältöjä ja loi yleisimmin kysytyistä kysymyksistä tekoälyä varten kysymysvastaus pareja. Työstön aikana havaittiin myös tiettyjä puutteita ohjeistuksissa, jotka paikattiin luomalla kokonaan uutta sisältöä. Botti lukee sivustolta tekstiaineistoja, kysymysvastaus -pareja ja oppii antamaan oikeita vastauksia henkilöstön kysymyksiin.
A. Ahlström POC-toimintamalli
Haluatko apua chatbotilta?
”Moi, minut tunnetaan tiedonhakubottina. Olen parhaimmillani kaikessa tiedon haussa, löytämisessä ja tietojen esittämisessä. Viihdyn erityisesti esimerkiksi HR:n, IT:n, palkkahallinnon tai vaikkapa viestinnän apuna.”
Olen erittäin oppivainen ja mukaudun yrityksen kulttuuriin ja toimintatapoihin. Pystyn hakemaan nopeasti täsmätietoja paikoista, joihin minulle on annettu lupa. Olen osa työyhteisöä aktiivisena ja auttavaisena työkaverina. Minuun saa helposti yhteyden chatin avulla ja vastaan aina nopeasti ja innokkaasti kysymyksiin.
Erityisen iloinen olen siitä, että avullani työaikaa säästyy muiden tärkeiden tehtävien hoitamiseen jopa 60–80 %. Tällä on tärkeä merkitys hyvän työarjen sujumisessa. Työnkuvaani kuuluu myös raporttien luominen HR:n ja johdon tueksi.
ReBoot Satakunta -hankkeessa pääsin Ahlströmin avuksi tehostamaan ja kehittämään HR-toimintoja.
Botille räätälöitiin identiteetti
Kokeilusta viestittiin henkilöstölle heti ensimetreiltä lähtien ja tekoälyn hyödyntäminen tässä yhteydessä koettiin mielenkiintoiseksi ja innostavaksi. Henkilöstö osallistettiin hankkeeseen botin nimikilpailun merkeissä. Äänestyksen perusteella nimeksi tuli EVA (Extremely Valuable Assistant / Excellent Virtual Assistant).
Digitaalinen työkaveri on tavoitettavissa yhtiön intrassa ja keskustelu botin kanssa tapahtuu chattailemalla. Yhteistyö EVA:n kanssa on vasta alussa ja opimme jatkuvasti uutta, joten odotamme innolla, mitä kaikkea yhteinen matkamme tuo tullessaan!
Oivalluksia, oppimiskokemuksia ja havaintoja
A. Ahlström
Botteja Oy
”Halusimme teknologiaratkaisulla sujuvoittaa ja tehostaa HR-palveluita.”
Outi Kaivo-oja, henkilöstöjohtaja
Kokeilevan yrityksen havainnot
- POC:n rajaaminen pelkästään HR-botiksi alkuvaiheessa oli oikea päätös.
- Ajan löytäminen hankkeeseen kiireisen arjen keskellä oli haastavaa
- Sekä toimittajalla että meillä oli aluksi vääristyneet ajatukset toteutuksesta.
- Keskustelun kautta löysimme oikeat ratkaisut.
- Ratkaisun haluttiin ketterästi ja automatisoidusti vähentävän HR:n tekemää työtä, ei lisäävän sitä.
- Ensimmäistä ratkaisuehdotusta haasteeseen ei kannata pohtimatta hyväksyä.
Digiosaajan havainnot
- Asiakkaan perusteellinen HR-toiminnan analyysi ennen hanketta johti tekoälypohjaisen chatbot-ratkaisun valintaan, joka tehostaa HR-toimintoja ja tukee niiden sujuvuutta.
- EVA-botin jatkokehitystarpeet ja laajempi käyttöönotto huomioitiin jo projektin suunnitteluvaiheessa.
- Säännöllisissä palavereissa toteuttajatiimin kanssa hyödynnettiin Teams-kanavaa. Toimintatapa osoittautui sujuvaksi.
- Asiakkaan aktiivinen osallistuminen EVA-botin osaamisen kehittämiseen, testaukseen ja palautteen antoon vahvistivat yhteistyötä ja toivat arvokasta käyttäjälähtöistä tietoa kehitystyöhön.