Nopeutta ja tarkkuutta tarjouspyyntöjen käsittelyyn tekoälyllä
Nakkila Works tekee teollisuuteen teräsvalmisteisia säiliöitä projektitoimituksina prosessi- tai varastointitarpeisiin. Säiliöt ovat aina yksilöllisesti suunniteltuja sekä standardien säätelemiä ja ne tehdään valmiiksi tehtaalla tai kootaan asiakkaan tiloissa. Toimituksia tehdään pääasiassa Suomeen, Ruotsiin ja Norjaan.
Tarjouspyyntöjä tulee noin 200 vuodessa. Tarjouspyyntöjen laajuudet vaihtelevat yksittäisestä sähköpostista kymmeniä tiedostoja ja sivuja sisältäviin tarjouspyyntökokonaisuuksiin. Aikaa tarjousten laaditaan on usein muutamia viikkoja. Prosessia haluttiin kehittää ja tehostaa tekoälypohjaisella, yrityksen tarpeisiin räätälöidyllä kokeilulla.
Tavoitteena oli vähentää tarjouspyyntöjen käsittelyyn kuluvaa aikaa. Tarjouspyyntöjen sisältönä on usein kymmeniä eri dokumentteja ja niiden käsittely edellyttää myyjiltä vahvaa asiantuntemusta. Tarjouksen ja suunnittelun pohjaksi tarvittiin kaupallisia ja teknisiä tietoja, joiden kokoamiseen kului paljon aikaa. Tavoitteena oli tehostaa myyjien ajankäyttöä materiaalien käsittelyssä.
Odotukset teknologialta
Tekoälypohjainen ratkaisu mahdollistaa vakioidut toimintamallit tarjouspyyntöjen käsittelyyn, vähentää poikkeamia ja edesauttaa prosessin jatkokehitystä. Riskien hallinta myynnissä helpottuu, kun ratkaisu vähentää yksittäisten virheiden määrää. Tarjouspyyntöprosessin tehostaminen pienentää merkittävästi kokonaiskustannuksia ja vapauttaa aikaa lisämyynnille. Tekoälypohjainen työkalu lisää asiantuntemusta ja vähentää tarjouspyyntöprosessiin osallistuvien henkilöiden työkuormaa vahvistaen henkilöstön hyvinvointia.
Tiedon keruuta ja tekoälyn kouluttamista
Nakkila Works kokosi tarjouspyyntödokumentteja Navaialle, joita käytettiin tekoälyn kouluttamisessa. Ratkaisu analysoi tarjouspyyntöjä käyttäen Microsoft Azuren kuvan-, hahmon- ja tekstintunnistusta sekä Navaian itse kehittämiä AI-komponentteja. Nakkila Works kokosi tarjouspyyntöihin liittyvät tärkeimmät tekniset ja kaupalliset avainkysymykset tekoälyn kouluttamista varten. Kun Navaialla oli riittävä määrä lähtötietoa tekoälymallin koulutusmateriaaliksi, päästiin siirtymään seuraavaan vaiheeseen, jossa tekoäly pystyi käymään tarjouspyyntöjä läpi itsenäisesti.
Nakkila Works POC-toiminamalli
Tarvitsetko apua tarjouspyyntöjen käsittelyyn ja analysointiin?
”Terve, minussa on terävää tekoälyä ja osaan käsitellä tarjouspyyntöjä tehokkaasti.”
Olen parhaimmillani saadessani kehittää ja automatisoida tarjouslaskentaa. Olen taitava tunnistamaan kuvia, hahmoja ja tekstejä. Koen merkityksellisyyttä, kun voin parantaa virheiden havaitsemista teknisistä piirustuksista. Tarjouslaskennan automatisointi nopeuttaa tarjouspyyntöön vastaamista jopa viikoilla ja vähentää tarjouksen laatimiseen kuluvaa aikaa jopa 90 %.
Minut tunnetaan luotettavana ja turvallisena apurina, joka kykenee ketteröittämään teollisuuden toimijoiden ja heidän alihankkijoidensa toimintaa palveluilla, joiden ytimessä on avoin näkyvyys suunnittelijan ja valmistuksen välillä.
Luen ja analysoin tarjouspyyntöjen liitetiedostot (tekstit, piirustukset, BOM:t, yms.) sekä laadin niiden pohjalta asiakkaalle tehdaskohtaisen kustannuslaskennan: raaka-aineen menekki, muut materiaalit sekä työvaiheet ja muut kustannuksiin vaikuttavat seikat.
Minusta tulee erityisen taitava ja tehokas apuri, kun minua koulutetaan. Saat minusta tehokkaan ja kokeneen apulaisen, mikäli saan riittävästi tarjouspyyntöjä tutkittavakseni ja ratkaistavakseni. Kun minua kehitetään ketterillä ohjelmistokehityksen menetelmillä hyödyntäen viimeisimpiä pilvi- ja AI-ratkaisuja, ovat pitkittyneet tuotannon aloittamisprosessit ja suunnitteluvirheet menneen talven lumia.
ReBoot Satakunta -hankkeessa tehtäväni on kehittää Nakkila Worksin tarjouspyyntöjen käsittelyä.
Oivalluksia, oppimiskokemuksia ja havaintoja
Nakkila Works Oy
Dyme Solutions Oy
”Testausvaihe oli mielenkiintoinen ja vahvisti käsitystä tekoälyn toimivuudesta tositoimissa.”
Jussi Kivioja, toimitusjohtaja
Kokeilevan yrityksen havainnot
- Osallistuminen työkalun kehittämisprosessiin antoi meille paljon ymmärrystä tekoälyn toimintalogiikasta ja soveltamismahdollisuuksista.
- Alkuvaiheen ennakkoluulot ja epäilykset työkalun ja tekoälyn toimivuudesta sekä tiedon oikeellisuudesta taklautuivat teknologiaprojektin edetessä.
- Työkalun tulevat käyttäjät eli myyjät osallistettiin sen kehittämiseen alusta alkaen.
- Yllätyimme positiivisesti miten vähän työpanosta meiltä, ja erityisesti loppukäyttäjiltä, vaadittiin kehitysvaiheessa.
- Työkalun kehittämisprosessista on jäänyt erittäin ammattimainen kuva ja olemme tyytyväisiä tuloksiin.
Digiosaajan havainnot
- Oli haastavaa luoda pienellä kustannuksella kompleksinen järjestelmä, joka tuo esiin lopullisen tuotantoversion mahdollisuudet ja auttaa asiakasyritystä päättämään otetaanko se käyttöön.
- Prototyypin luominen vaati erikoistuntemusta monelta alalta. Dymen ja Navaian yhteistyöllä saavutettiin onnistunut lopputulos.
- Moninaisten tiedostotyyppien käsittely vaati useiden tekoälykirjastojen ja palveluiden yhdistämistä. Nopea teknologinen muutos tarjosi sekä etuja että haasteita.
- Loimme järjestelmän, joka nopeutti ja tehosti asiakkaan tarjouspyyntöprosessia merkittävästi.
- Matalan kynnyksen järjestelmä toimii täysin sähköpostin välityksellä nopeimillaan minuuteissa.
– Navaia Oy